Si les professionnels en organisation événementielle existent, c’est pour une bonne raison : l’organisation d’un événement nécessite de la stratégie, une connaissance logistique et une bonne gestion. Néanmoins, si vous souhaitez organiser un événement par vous-même, vous pourrez tirer avantage de l’expérience de ces professionnels. Voici donc nos recommandations et les étapes claires à suivre pour bien organiser un événement.

 

Déterminer la raison d’être de l’événement et sa nature

 

Tout événement a sa raison d’être. Si vous voulez organiser le vôtre, cernez bien à l’avance le « pourquoi » où l’événement a lieu d’être. La réponse à cette question permettra d’établir des objectifs clairs quant à son organisation. Promotion d’un employé ? Lancement d’un nouveau produit ? Présentation de l’entreprise ? De la raison d’être de votre événement découlera automatiquement le public visé ainsi que la nature de l’événement.

En ce qui concerne la nature de l’événement, vous avez le choix entre les conférences, les repas collectifs, les présentations, les séminaires, les voyages, un spectacle ou un concert. Le « comment » se fera l’événement peut se faire ainsi de multiples manières, c’est à vous de voir selon le public visé, sur quelle option se portera votre choix. Une fois cette décision prise, la question de logistique prendra la relève. Vous pourrez confier cette mission à un professionnel d’organisation d’événements corporatifs ou organiser par vous-même. Dans ce cas, dédiez une équipe spéciale pour cette mission ou voir le site.

 

Fixer la date et le lieu de l’événement 

De manière générale, question de planning d’organisation oblige, il est toujours recommandé de ne pas choisir une date trop proche. Tant que faire se peut, choisissez une date qui permet une organisation adéquate avec le temps nécessaire. S’il s’agit d’un événement corporatif, il est toujours conseillé de choisir un jour de la semaine comme le mercredi ou le jeudi. Les week-ends ainsi que le vendredi sont si possibles à éviter, car la disponibilité de vos invités peut être compromise. Il en est de même pour les périodes de vacances.

Pour le lieu, il est de coutume de réserver le lieu quelques semaines, voire quelques mois à l’avance. Si vous avez déjà identifié le lieu, la première chose à faire est de réserver à la date fixée. Bien sûr, prenez soin de vérifier que le lieu choisi correspond aux objectifs de votre événement, ne serait-ce qu’en termes de capacité d’accueil, de présence d’équipements et bien d’autres.

Par ailleurs, l’idéal serait d’opter pour un lieu pas trop éloigné géographiquement (à moins qu’il s’agisse d’un voyage) et de choisir un lieu propre et à l’image soignée.

Place aux préparatifs 

Arrivée à cette étape, il va falloir répondre à plusieurs questions afin d’être au plus près des détails possibles. Car les problèmes viennent souvent à cause de petits détails auxquels personne n’a pensé. Pour ne rien oublier, faites une check-list des questions à répondre : les invités, les repas à servir, les matériels nécessaires, les cadeaux, les présentateurs, le programme, le planning de l’événement et s’il le faut, un détail par minute des suites des activités.

Ne pas négliger le budget 

L’organisation d’un événement représente un certain cout. Aussi, avant même de commencer à chercher les lieux ou la nature de l’événement à faire, il serait mieux de vérifier en premier lieu le budget disponible pour cet événement. Ce point est crucial, car il peut déterminer toute une suite de décisions. L’événement doit répondre à vos impératifs de budget.

Rester proactif et prévoyant 

Vous n’êtes jamais à l’abri d’un imprévu lors de l’organisation d’un événement. Aussi, il faut faire preuve de proactivité et de prévoyance. S’il le faut, prévoyez un plan B ou un plan de secours pour certaines activités.

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